Reunião de kick off: aprenda a fazer uma boa reunião em 6 passos

A reunião de kick off é uma prática que deve fazer parte da rotina de toda empresa que deseja ter projetos e estratégias mais eficientes.

Se você tem um negócio e o seu objetivo é entregar um produto ou um serviço cada vez melhor para seus clientes, saiba que a reunião de kick off pode ajudar bastante com as etapas.

Não é novidade que a alta concorrência no mercado e o nível de exigência dos consumidores são fatores que obrigam as empresas a terem uma melhor organização interna.

Para fazer isso, é necessário que todos os departamentos da empresa sejam envolvidos no processo de execução de um projeto, a fim de alinhar a produtividade e eficiência de todas as áreas.

É nesse cenário que a reunião de kick off é extremamente importante, sendo capaz de melhorar o desempenho de todos os envolvidos da sua equipe.

Dessa forma, tudo o que for necessário será alinhado com os profissionais da sua empresa para executar o projeto de maneira eficiente.

Nesse artigo, vamos explicar o conceito da reunião de kick off, apresentar os benefícios dessa prática e ensinar um passo a passo para você implementar na sua rotina. Acompanhe!

O que é uma reunião de kick off?

Partindo da tradução livre do inglês para o português, kick off significa “dar início”, ou seja, dar o pontapé inicial em algo.

No mundo dos negócios, o conceito de kick off refere-se a uma reunião específica para dar início a um determinado projeto.

Em outras palavras, podemos dizer que é um encontro da equipe para apresentar um projeto e seus objetivos, a fim de fazer com que todos os profissionais participantes estejam na mesma página em relação ao projeto e ao trabalho que precisam desempenhar.

Com isso, é possível que toda a equipe entenda em conjunto o que é aquele projeto, evitando, dessa forma, falhas na comunicação e aumentando as chances da ação ser um case de sucesso.

Por isso, a reunião de kick off nada mais é do que uma maneira de investir no trabalho em equipe e assegurar que todos tenham ciência de um projeto específico.

Pense, por exemplo, no desenvolvimento do layout de um site, em que os diretores fazem uma reunião para discutir as possibilidades de design. Por que não envolver os designers também?

A reunião de kick off é fundamental para esclarecer todas as dúvidas, validar os objetivos, os prazos e as ideias, ou seja, deixar claro tudo o que precisa para que o projeto tenha êxito, os resultados sejam mais fáceis de serem alcançados, os erros sejam reduzidos e sua estratégia tenha uma maior precisão.

É um encontro ideal para que os profissionais deem sugestões, questionem e façam debates para encontrar os melhores caminhos para as estratégias da sua empresa.

Além disso, é uma atitude de liderança que pode contribuir com a valorização do trabalho individual e o reconhecimento dos profissionais que fazem parte do projeto, podendo ser um bônus para o seu endomarketing. 

Vale ressaltar que sem uma reunião de kick off, é possível enfrentar problemas como:

• Invalidação das estratégias;
• Prazos indeterminados;
• Orçamento indefinido;
• Profissionais confusos com o objetivo.

Quais os benefícios da reunião de kick off?

São diversas vantagens em implementar a prática de reunião kick off na sua empresa, além dos benefícios para o projeto.

Por isso, separamos os principais benefícios e vamos apresentar para você não hesitar e começar hoje mesmo a colocar em prática, conheça:

• Alinhamento de objetivos e expectativas;
• Delineamento do plano de ação;
• Motivação e engajamento do envolvidos;
• Apresentação dos talentos;
• Aumento de produtividade e eficiência;
• Compreensão de metas e resultados;

Qual é a estrutura da reunião de kick off?

É possível desenvolver uma reunião de kick off seguindo um briefing, um plano de marketing ou uma estrutura pré-definida, mas você pode adaptar para fazer mais sentido para o seu projeto.

Tenha em mente que o objetivo principal da reunião é alinhar os detalhes do projeto, por isso é fundamental que você coloque as partes essenciais da sua estratégia.

Agora, conheça uma estrutura que costuma ser utilizada como direcionamento:

• Introdução;
• Background e objetivos;
• Escopo do projeto;
• Planejamento;
• Divisão de funções;
• Orçamento;
• Colaboração;
• Próximos passos;
• Meios de comunicação;
• Dúvidas.

Como fazer uma reunião de kick off em 7 passos?

Por meio da estrutura de uma reunião kick off é possível perceber que é recheada de informações, não é mesmo?

São tópicos fundamentais que vão se complementar para apresentar o projeto de forma clara e objetiva.

No entanto, queremos que você fique expert no assunto, por isso vamos ensinar como fazer uma boa reunião de kick off em 6 passos, acompanhe:

Defina os tópicos e a estrutura da reunião

Como falamos anteriormente, a estrutura que apresentamos é um modelo clássico, mas não é uma regra.

Por isso, você pode organizar a sua estrutura e os seus tópicos da melhor maneira possível para a sua empresa e para o seu projeto.

Vale ressaltar que todos os tópicos que serão abordados na reunião devem ser encaixados na estrutura.

Dica: apresentar em slides é uma boa ideia para tornar o seu projeto mais visual e mais compreensível, contribuindo com um melhor aproveitamento da reunião.

Estipule um tempo para a reunião

Geralmente, as reuniões de kick off costumam durar 30 minutos, que pode parecer pouco, mas, se forem bem estruturadas, podem ser dinâmicas e efetivas.

Com um tempo curto, você consegue manter o foco da sua equipe, além de engajá-la com uma pitada de motivação.

Seja marcante

Para que seja uma apresentação dinâmica e inspiradora é necessário impactar os seus colaboradores.

Para fazer isso, você pode ir para diversos caminhos, como mostrar paixão pelo assunto, usar gatilhos mentais, inserir gráficos atrativos, usar o poder do storytelling, entre outros.

Seja claro e objetivo

As explicações de cada tópico precisam ser claras e objetivas, pois um dos principais objetivos é que todos saiam da reunião sem dúvidas.

Compartilhar as informações de modo envolvente é uma maneira de fazer com que todos se mantenham atentos e focados.

Defina meios de comunicação e plataformas

É fundamental determinar qual será o meio de comunicação utilizado pela equipe, além de definir onde serão acessados ou divulgados os dados do projeto.

Além disso, existem plataformas que oferecem funcionalidades essenciais para gerir projetos de diversos segmentos, como o Trello, Slack, Asana, entre outros.

Determine como será o encerramento

Na estrutura clássica do kick off, a reunião se encerra com a abertura para dúvidas, mas não precisa ser necessariamente dessa forma.

Por isso, é importante definir como será o encerramento da sua reunião, mas tenha certeza de que não haja dúvidas.

Uma dica é aplicar uma dinâmica entre a equipe, aumentando a energia das pessoas e motivando para dar start no projeto.

Conclusão

Agora que você já conhece os benefícios de uma reunião kick off, não faltam motivos para começar a praticar hoje mesmo!

Não se esqueça de seguir o passo a passo, dessa forma você conseguirá criar uma estrutura coerente, atraente e dinâmica! 

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